Après deux ans compliquées pour l’organisation d’événements, le pire de la crise sanitaire semble être bel et bien derrière nous, et les festivités peuvent enfin reprendre. Bien que les choses ne soient pas encore revenues à la normale, une soif d’activité événementielle ne demande qu’à être rassasiée après tant de privations. Le public et les hôtes sont ravis et pressés de se retrouver pour des célébrations, manifestations et événement publics en tous genres. S’engager dans l’organisation d’un événement ne doit pas être pris à la légère et n’est pas matière à improvisation. Il y à tant de facteurs à prendre en compte, que l’emploi d’une méthode précise est nécessaire, pour que tout se combine parfaitement. Alors si vous avez pour projet de vous lancer dans l’organisation d’un ou plusieurs événements, qu’ils soient associatifs, familiaux ou professionnels, voici notre tutoriel pour relever le défi de les organiser étape par étape.
Le briefing
Afin de savoir de quel matériel événementiel vous aurez besoin, pour coller au plus prés à vos besoins ou ceux de votre client, et parer à toute éventuelle mésaventure, est d’établir une feuille de route précise. Il s’agit de noter et compiler de façon exhaustive, sans hésiter à les anticiper, toutes les envies et demandes du commanditaire, et donc tous les besoins en équipements en matériel et ressources humaines. En clair, c’est à partir de ce document que vous pourrez déterminer avec exactitude tous les équipements dont vous aurez besoin, mais aussi du nombre de personnes et des compétences dont vous aurez besoin. À ce stade vous saurez si vous devrez faire appel à d’éventuels prestataires extérieurs. Cette étape est la fondation sur laquelle repose le bon déroulement des opérations à mener. Plus un événement accueille un public important ou de nombreuses animations et prestations, plus vous rajouterez de rouage à une mécanique devenant de plus en plus complexe. Et dans ce genre de situations, le moindre accroc dans l’un de ces rouages, fera dérailler l’ensemble du bon déroulement de votre événement. Aussi, si vous ne voulez pas que tout s’écroule comme un château de cartes, il faudra faire preuve de minutie dans l’élaboration de cette étape cruciale.
Il y à deux types de « clients ». Le premier est celui qui sait déjà ce qu’il veut, et le second est celui qui n’a qu’une vision d’ensemble et nous fait confiance pour l’élaboration des détails. Ce client fait justement appel à nous pour qu’on lui propose des idées. Le but sera donc de prendre un maximum d’informations avec le plus de détails possible afin de faciliter la suite. Surtout, cela nous permet de faire connaissance avec notre interlocuteur, de le cerner afin de déterminer ce qui pourrait lui faire plaisir et les prestations à mettre en ouvre pour les accorder à ses envies. À l’issue de cet entretien préparatoire, vous connaitrez la date, le type d’événement, la localisation, le nombre de convives, le thème éventuel, et vous aurez une liste complète des idées du décideur. S’il n’avait pas été déterminé auparavant, le budget devrait prendre forme à cet instant ou tout le moins vous aurez tous les éléments pour l’établir.
La recherche d’idées
Suite eu briefing réalisé avec le client, on va tout simplement commencer à lister toutes les idées qui nous passent par la tête. C’est le moment ou la recherche des concepts originaux, donc ne pas hésiter à partir sur plusieurs pistes quitte à les rejeter ou les fusionner ensuite dans un concept unique. Demander des avis extérieurs à cette étape est toujours une bonne idée, il est bon que les personnes consultées soient un mix de personnes faisant partie prenante, mais aussi extérieures au projet. Soyez curieux et renseignez-vous sur ce qui se fait déjà, les tendances du moment et reposez-vous également sur vos éventuelles expériences passées, c’est ici que vous devez exprimer toute votre créativité.
La recherche de prestataires
Une fois que notre concept est validé, il est alors temps de rechercher les prestataires qui pourront correspondent au projet établi. On peut donc piocher dans notre carnet d’adresse des prestataires de confiance avec qui on a déjà travaillé, ou en chercher de nouveaux. On va donc contacter les éventuels lieux, traiteurs, décorateurs, mais aussi des animations à mettre en place. Il sera toujours judicieux d’en contacter plusieurs pour une même prestation, afin de pouvoir comparer les devis et de faire jouer la concurrence en cas de négociation tarifaire. Petit à petit, votre budget devrait prendre forme pendant cette étape.
La proposition
Ici, il s’agit d’expliquer et de vendre au maximum notre idée au commanditaire de l’événement. On essaie ici de « vendre du rêve », à l’aide d’une présentation PowerPoint ou d’une application similaire. Ici, on peut se focaliser sur la mise en valeur d’un projet unique ou proposer un éventail d’idées différentes. On en profite pour réaliser une estimation budgétaire pour que le client ait le détail de toutes les prestations qu’on lui propose. On entre ici dans une phase de négociation et d’ajustements, en effet, dans la majorité des cas, le client ne validera pas tout du premier coup.
La validation des prestataires
Concrètement, on va pendant cette étape signer les devis avec les prestataires qui sont validés et avec lesquels on va travailler. A cette étape les premiers acomptes seront effectués, afin de confirmer les prestations commandées pour l’événement. Il est toujours appréciable de contacter les prestataires avec qui on ne va pas travailler cette fois ci, pour les remercier de l’établissement des devis et conserver des relations professionnelles courtoises, dans l’optique de futures sollicitations et collaborations.
La production
Ici on va établir les plannings, échanger avec les différents prestataires et le client, centraliser les infos et gérer les livraisons. Cette étape vous prendra beaucoup de temps et d’énergie, aussi l’organisation doit être millimétrée. On rédige une feuille de route qui récapitulera le déroulé de l’événement et tous les contacts des prestataires intervenant lors de celui ci, ainsi qu’un suivi de la facturation.
Vous êtes enfin prêt pour la dernière étape, le jour J, et si vous avez appliqué scrupuleusement les étapes précédentes, tout devrait se dérouler comme prévu dans un balai parfaitement chorégraphié.
