Se lancer dans l’organisation d’événements rassemblant plusieurs dizaines, centaines voire milliers de personnes n’a rien d’anodin, au vu des nombreuses règles de sécurité et autres règlements qui régissent le secteur. Que ce soit pour un festival de musique rock, un carnaval organisé par un collectif d’étudiants ou encore une grande kermesse de village, la question de la sécurisation des lieux et des personnes est sévèrement encadrée par les pouvoirs publics. Heureusement, de multiples acteurs peuvent conseiller et accompagner les organisateurs, y compris des organismes privés.
Quoi qu’il en soit, la responsabilité est entièrement à la charge de celui qui organise. Plein d’intervenants entrent alors en jeu, ce qui nécessite des capacités d’organisation et de planification bien rodées. Dans cet article, nous allons faire le tour de toutes les principales mesures à adopter pour ceux qui ont l’esprit d’initiative en événementiel.
Réaliser les démarches au préalable
Avant tout, il s’agit de prendre connaissance des différentes déclarations obligatoires et autres demandes d’autorisation aux autorités compétentes. C’est sans surprise auprès de l’administration qu’elles se font, en général cela commence par le maire de la commune dans laquelle va se dérouler l’événement. D’une part, le maire est en mesure de collaborer avec les forces de l’ordre locales pour apprécier si oui ou non l’organisateur a prévu une sécurité suffisante pour encadrer le rassemblement. Par exemple, s’il a été prévu un équipement de voirie spécifique pour éviter les mouvements de foule malencontreux. Dans un second temps, le maire peut donner une autorisation pour occuper une partie de l’espace public possédé par la commune.
Il veille à ce que les règles spécifiques aux stands envisagés soient respectées (boisson et nourriture, ainsi que le son s’il y a une scène). Enfin, le maire peut éventuellement proscrire certaines activités si cela est possiblement un trouble à l’ordre public, en imposant ou non un service d’ordre complémentaire. C’est ensuite à la préfecture de prendre le relai, en se focalisant davantage sur la sécurité des gens qui parcourent l’événement, en confrontant avec les mesures pensées par l’organisateur. Il faut aussi prévoir en cas d’accident comme un départ de feu et tout dispositif de secours en cas de blessure. Pour finir, avec les échanges effectués avec la mairie et le préfet, cela permet d’affiner et de compléter l’intégralité de son dispositif de sécurité et d’avoir les autorisations nécessaires.
Quelques conseils
Il faut privilégier au maximum les lieux qui peuvent facilement être délimités, notamment par des barrières adéquates et homologuées pour le public. Il en va de même pour l’encadrement des voies d’accès au rassemblement, il peut y avoir besoin de matériel spécifique. C’est le cas des GBA, ou glissières en béton armé, surtout depuis le renforcement des règles de sécurité suite aux risques d’attentat. Par exemple, il sera plus facile de sécuriser une rencontre musicale dans une salle des fêtes plutôt que sur un terrain vague appartenant à la commune. Toujours dans cette logique, connaître les lieux de prédilection des événements dans la commune est un avantage certain, car ce sont des endroits qui ont déjà fait leurs preuves et dont on peut s’inspirer. Il faut savoir aussi qu’un rassemblement dans un lieu clos est soumis à des règles différentes qu’en plein air, en étant soumis à la réglementation régissant les établissements recueillant du public (ERP).
Il y a effectivement une surcouche de sécurité à apporter, particulièrement en ce qui concerne les issues de secours ou encore les chemins d’évacuation du public en cas de problème. Au niveau de l’équipe de sécurité, il est fortement conseillé de faire appel à une agence spécialisée dans l’encadrement d’événements, ils sont des professionnels qui sauront faire face quoi qu’il arrive. En lien avec ceci, la police municipale peut être sollicitée pour effectuer des patrouilles. Pour finir, il est important de garder à l’esprit qu’il va falloir organiser le check-point d’entrée avec la fouille des sacs et du corps, mais uniquement avec des agents formés pour et des deux sexes. Dans cette optique, il est conseillé d’établir une liste des objets interdits à la manifestation puis l’affiché à la vue de tous, en plus d’un rappel sur l’appel à la vigilance collective pour la sécurité de tous.
Quelques mots sur l’équipement de voirie
Nous l’avons évoqué, l’équipement de voirie destiné à la sécurisation des événements est un allié précieux pour éviter non seulement tout débordement, mais aussi pour faire office de signalisation. La classique barrière Vauban est présente quasiment partout, sa modularité et sa résistance font qu’elle s’adapte très bien dans toutes les situations et par tout temps. C’est particulièrement utile dans les festivals, qui peuvent en outre bénéficier de passages de câbles spécialement prévus pour résister à la pression, y compris des voitures et camions.
En général, il est possible de faire personnaliser le matériel de voirie pour l’événementiel, surtout si l’on l’achète avec un nom de marque identifié ou un événement amené à se répéter au fil des ans. C’est un investissement qui peut être onéreux pour une fête ponctuelle, il est alors suggéré de passer par la location. À ce propos, les entreprises spécialisées dans l’équipement de voirie peuvent souvent réaliser d’autres articles, notamment tout ce qui concerne les stands d’exposition ou de foire, voire des scènes pour les événements musicaux.
En conclusion
Grâce à leur spécialisation professionnelle, ils sont à même de savoir ce qu’il faudrait idéalement pour un événement donné, c’est pourquoi les associer à un tel projet dès le départ est une décision judicieuse, ainsi. Il n’y a qu’en réalisant une table ronde entre tous les acteurs de l’événementiel, du maire de la commune jusqu’aux prestataires, que l’on peut prévoir une fête ou une manifestation réussie. Il n’est pas rare pour les néophytes de l’événementiel de ne pas tout anticiper, ou bien faire preuve de négligence.
Cela peut avoir soit comme conséquences un retard pour le projet ou son annulation, voir un dénouement dramatique avec des accidents pendant un festival. Nous le rappelons, la responsabilité de l’organisateur serait ainsi engagée, ce qui peut selon les cas aller jusqu’à une forte amende et une période d’emprisonnement.
